L’équipement informatique est devenu un élément essentiel de toute organisation. Il est utilisé dans tous les aspects d’une entreprise, de la communication au stockage des données, et des relations avec les clients à la gestion du personnel. C’est pourquoi les entreprises doivent s’assurer que leur équipement informatique est à jour et fonctionne efficacement à tout moment.
Plus de 50 % des responsables informatiques renouvellent tout ou partie de leur parc informatique tous les trois ans. Cependant, avec l’obsolescence du matériel, la perte de performance et les coûts de remplacement, il n’est pas facile de déterminer l’approche la plus rentable pour l’entreprise.
C’est là que la location d’équipements informatiques peut s’avérer utile. En offrant aux entreprises une solution flexible et rentable, le leasing de matériel informatique leur permet de rester à la pointe de la technologie sans avoir à se soucier des coûts associés à l’achat de nouveaux équipements.
Dans cet article, nous examinerons les critères que les entreprises doivent prendre en compte lorsqu’elles décident de renouveler leur équipement informatique, et nous verrons comment le leasing peut contribuer à atténuer les coûts de mise à niveau de l’équipement.
Maintenir votre Equipement en Etat de Fonctionnement
L’un des critères les plus importants à prendre en compte pour décider du renouvellement de votre équipement informatique est de s’assurer qu’il est en bon état de fonctionnement. La plupart des fabricants offrent une garantie de trois ans sur le matériel informatique, au-delà de laquelle l’assistance technique n’est plus garantie.
Cela peut entraîner des problèmes de livraison de pièces détachées et de mise à jour des logiciels, ce qui peut nuire à la productivité de vos employés.
S’Adapter aux Mises à Jour et au Progrès Technologique
Les équipements informatiques de plus de quatre ans ralentissent considérablement la productivité car ils ne supportent plus les dernières versions des systèmes d’exploitation, des logiciels ou des programmes antivirus. Cela signifie que la frustration de vos employés sera proportionnelle à la lenteur du temps de réponse de votre équipement informatique.
Les évolutions technologiques accélèrent les besoins, notamment en termes de performances. Par exemple, le stockage des données n’est plus ce qu’il était il y a 2 ou même 5 ans, les serveurs à distance remplaçant les disques durs individuels de grande capacité.
La Sécurité avant Tout
Garantir la sécurité de votre matériel informatique est une tâche importante. Cela dépend évidemment de l’architecture réseau choisie par l’entreprise, mais aussi de la capacité du département informatique à anticiper certains risques qui peuvent survenir, comme ceux engendrés par la tendance BYOD (Bring Your Own Device).
À première vue, cette tendance peut sembler être un avantage pour l’entreprise, mais elle peut aussi être néfaste, entraînant des risques pour la sécurité des données, des interférences avec les applications, la récupération des données, la perte d’équipements, etc.
Privilégier la Maintenance Préventive
Pour prolonger la durée de vie de vos équipements, il est important d’effectuer une maintenance préventive régulière. Pour ce faire, il est essentiel de vérifier les dates d’expiration de chaque garantie. Un entretien régulier permet également d’éviter de nombreuses pannes ou incidents imprévus, qui peuvent entraîner des temps d’arrêt dont la durée peut être préjudiciable à l’entreprise.
Anticiper l’Evolution des Besoins de vos Collaborateurs
Le service informatique ne peut pas se permettre d’avoir un matériel hétérogène, souvent dû à l’acquisition progressive de dizaines de solutions différentes pour le confort de chacun. Il est donc essentiel de choisir et d’identifier des alternatives gérables à long terme en fonction des besoins et des métiers des différents utilisateurs.
Prendre en compte le Coût d’Utilisation plutôt que le Prix d’Achat
Le changement de matériel implique des coûts cachés souvent sous-estimés, tels que la récupération des données, le temps de configuration du nouveau dispositif, l’adaptation de l’utilisateur à celui-ci, etc. Une étude de Gartner montrerait qu’une modernisation régulière du matériel informatique d’une entreprise réduirait les coûts d’utilisation de plus de 15 %.
La fréquence de renouvellement dépend évidemment des besoins des utilisateurs : un graphiste, un ingénieur ou un architecte aura besoin de plus de puissance pour faire tourner des logiciels plus exigeants. Ils changeront donc plus souvent de matériel qu’un employé administratif utilisant exclusivement une suite bureautique. La bonne question est : « combien de temps faut-il à l’utilisateur pour perdre en productivité ? » C’est à ce stade que le TCO (Total Cost of Ownership) prend toute son importance.
Il est important de prendre en compte le coût total de possession (TCO) lors de la prise de décision concernant le renouvellement d’un équipement informatique. Le TCO comprend tous les coûts associés à la possession et à l’exploitation de l’équipement, y compris le prix d’achat, les coûts de maintenance, les coûts énergétiques et tous les autres coûts associés à l’utilisation et à l’entretien de l’équipement au cours de sa durée de vie.
Lors de l’examen du coût total de possession, il est important de ne pas se limiter au prix d’achat de l’équipement. Bien qu’il puisse être tentant d’opter pour l’option la moins chère, il est important de prendre en compte les coûts à long terme de possession et d’exploitation de l’équipement. Un équipement moins cher peut avoir un coût total de possession plus élevé en raison de frais d’entretien et d’énergie plus importants, ou de la nécessité de le remplacer plus fréquemment.
Les Avantages de la Location Financière pour Renouveler son parc Informatique
La location financière est un moyen d’atténuer les coûts de mise à niveau de votre équipement informatique. Cela vous permet de remplacer régulièrement votre équipement sans avoir à vous soucier des coûts initiaux liés à l’achat d’un nouvel équipement. Au lieu de cela, vous payez mensuellement pour l’utilisation de l’équipement et, à la fin de la période de location, vous pouvez choisir de racheter votre équipement à un prix très faible ou de passer à un équipement plus récent ou simplement renouveler votre abonnement.
Le leasing présente plusieurs avantages. Pour les directeurs financiers, il permet de disposer d’un budget prévisible, linéaire et constant. Cela peut faciliter la planification financière et l’établissement du budget, car il n’y a pas de dépenses imprévues liées à la mise à niveau de l’équipement. Pour les directeurs informatiques, cela permet de consacrer plus de temps à d’autres initiatives informatiques, car ils n’ont pas à passer autant de temps à gérer le remplacement des équipements. Quant aux collaborateurs, ils sont assurés d’avoir accès aux équipements les plus récents et les plus fonctionnels, ce qui peut contribuer à améliorer la productivité et la satisfaction au travail.
En plus d’alléger les coûts de mise à niveau des équipements informatiques, la location financière permet également de s’assurer que l’on a toujours accès aux équipements les plus récents et les plus modernes. En effet, le matériel est remplacé régulièrement, généralement tous les trois ou quatre ans. Cela permet d’éviter le problème de l’utilisation d’un équipement obsolète qui ne prend plus en charge les derniers logiciels ou systèmes d’exploitation.
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Conclusion
Lorsque vous vous demandez si vous devez renouveler votre parc informatique, il est important d’adopter une approche globale qui tienne compte de tous les facteurs en jeu. En maintenant votre équipement en état de fonctionnement, en arbitrant entre les mises à jour et le progrès technologique, en mettant l’accent sur la maintenance préventive, en anticipant l’évolution des besoins des utilisateurs et en tenant compte du coût total de possession, vous pouvez prendre une décision éclairée sur le moment de mettre à niveau votre équipement.
En fin de compte, la décision de renouveler votre équipement informatique dépendra des besoins spécifiques de votre entreprise et de vos contraintes budgétaires. Toutefois, en suivant ces lignes directrices et en envisageant la location évolutive comme une option, vous pouvez vous assurer que votre entreprise a accès à l’équipement le plus récent et le plus fonctionnel, tout en minimisant les coûts associés à la mise à niveau de votre infrastructure informatique.
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