L’inventaire du parc informatique est un élément essentiel de la gestion et du contrôle des actifs d’une entreprise. Toute organisation qui utilise des équipements informatiques, y compris du matériel, des logiciels et des accessoires, doit tenir un inventaire à jour de ces actifs.
Une liste d’inventaire du matériel permet à une entreprise d’identifier et de suivre chaque article qu’elle possède, y compris des détails tels que son emplacement, son âge, son état et sa valeur.
Cet article vous fournira un guide complet sur la manière de réaliser un inventaire du matériel informatique et de créer une liste d’inventaire qui vous aidera à gérer vos actifs.
Pourquoi avez-vous besoin d’un inventaire du matériel ?
Avant d’entrer dans les détails de l’inventaire du matériel informatique, il est important de comprendre pourquoi il s’agit d’une étape essentielle pour les entreprises qui utilisent du matériel informatique.
Tout d’abord, un inventaire du matériel aide les entreprises à garder une trace de ce qu’elles possèdent. Le matériel informatique est coûteux et il est essentiel de savoir de quel matériel on dispose et comment il est utilisé. Une liste d’inventaire des équipements peut vous aider à identifier les équipements redondants ou sous-utilisés, qui peuvent alors être redéployés dans d’autres secteurs de l’entreprise ou vendus pour récupérer les coûts.
Deuxièmement, une liste d’inventaire des équipements vous permet de planifier vos besoins futurs. En connaissant l’âge et l’état de votre équipement informatique, vous pouvez prévoir le moment où il devra être remplacé, ce qui vous aide à budgétiser les achats futurs.
Enfin, une liste d’inventaire des équipements constitue un outil précieux pour les équipes d’assistance informatique. Avec un inventaire complet, le personnel informatique peut identifier l’emplacement de l’équipement et déterminer rapidement s’il fonctionne correctement ou s’il a besoin d’être réparé.
Étapes de l’inventaire du matériel informatique
L’inventaire du matériel informatique nécessite une certaine préparation et une certaine planification. Les étapes suivantes vous aideront à démarrer :
Étape 1 : Déterminer l’Equipement à Inventorier
La première étape consiste à déterminer l’équipement informatique à inclure dans votre inventaire. Cette tâche peut s’avérer difficile, en particulier pour les entreprises disposant d’un grand nombre d’équipements informatiques.
Pour vous faciliter la tâche, répartissez l’équipement en catégories, telles que les ordinateurs, les imprimantes, les périphériques de réseau, etc. Au sein de chaque catégorie, dressez la liste des différents éléments, y compris les numéros de modèle, les numéros de série et toute autre information permettant de les identifier.
Étape 2 : Déterminer qui Procédera à l’Inventaire
Une fois que vous avez identifié l’équipement à inclure dans votre inventaire, vous devez décider qui sera responsable de la réalisation de l’inventaire. Il peut s’agir d’une personne ou d’une équipe, selon la taille de votre organisation. Il est essentiel de fournir des instructions et des lignes directrices claires aux personnes chargées de l’inventaire afin d’assurer la cohérence de tous les éléments.
Étape 3 : Choisir une Méthode d’Inventaire
Il existe plusieurs méthodes pour réaliser un inventaire du matériel informatique, chacune ayant ses propres avantages et inconvénients. La méthode que vous choisirez dépendra de la taille de votre organisation et de la complexité de votre infrastructure informatique.
L’une des méthodes les plus répandues consiste à utiliser un logiciel de gestion de parc. Ces logiciels sont conçus pour assurer le suivi des actifs informatiques et automatiser le processus d’inventaire. Ces outils peuvent scanner votre réseau et identifier tous les appareils connectés, en fournissant des détails sur chaque équipement, notamment son emplacement, son âge et son état. Les logiciels de gestion des actifs vous permettent également de générer des rapports, ce qui facilite l’identification des équipements qui ont besoin d’être remplacés ou mis à niveau.
Une autre méthode est l’inventaire manuel, où une personne ou une équipe inspecte physiquement chaque équipement informatique et en enregistre les détails. Cette méthode peut prendre du temps et être source d’erreurs, mais elle peut s’avérer utile pour identifier des équipements qui auraient pu échapper à un logiciel de gestion des actifs.
Étape 4 : Déterminer la Fréquence de l’Inventaire
Il est important de décider de la fréquence de l’inventaire du matériel informatique. Pour certaines entreprises, un inventaire annuel peut suffire. En revanche, pour les entreprises qui connaissent un taux de rotation élevé ou qui acquièrent rapidement du matériel, des inventaires plus fréquents peuvent s’avérer nécessaires.
Étape 5 : Créer une liste d’inventaire
Une fois l’inventaire terminé, vous devez établir une liste d’inventaire. Cette liste doit comprendre tous les équipements informatiques identifiés lors de l’inventaire, ainsi que les détails pertinents tels que l’emplacement, l’âge, l’état et la valeur de l’article. Cette liste doit être maintenue et mise à jour régulièrement afin de garantir son exactitude et son utilité.
Lors de la création de la liste d’inventaire, il est important d’établir une convention de dénomination cohérente pour l’équipement et les lieux. Cela facilitera l’identification et le suivi de l’équipement, même s’il est déplacé dans un autre lieu.
La liste d’inventaire doit également contenir des informations sur la garantie de l’équipement et les accords d’assistance. Cela aidera le personnel informatique à déterminer si l’équipement est couvert par des contrats d’assistance ou des garanties, ce qui peut être utile pour déterminer les options de réparation ou de remplacement.
Enfin, la liste d’inventaire doit être conservée dans un endroit sûr, accessible uniquement au personnel autorisé. Cela permettra de garantir la confidentialité des informations et de s’assurer que l’équipement est correctement suivi et géré. Même s’il est préférable pour cela d’utiliser un logiciel de parc informatique.
Conclusion
L’inventaire du matériel informatique est un outil essentiel pour toute organisation qui utilise du matériel informatique. En tenant un inventaire précis, les entreprises peuvent identifier les équipements redondants ou sous-utilisés, planifier les besoins futurs et fournir un soutien précieux au personnel informatique. En suivant les étapes décrites dans ce guide, vous pourrez créer un inventaire qui vous permettra de gérer vos actifs informatiques de manière efficace et efficiente.
Il est cependant préférable d’utiliser un logiciel de parc informatique pour se faire. Etok vous met à disposition un logiciel de parc informatique gratuitement qui vous permettra de réaliser votre inventaire et bien d’autres avantages.